Deset koraka u primeni GS1 eCom

 

Ova strana je značajna za kompanije koje razmišljaju o početku primene GS1 eCom standarda.  Pomoći vam da saznate šta treba uraditi da bi se eCom uspešno primenio u vašoj kompaniji i da se postignete određeni rezultate.

1. Identifikujte poslovni proces u koji želite da implementirate GS1 eCom 

GS1 eCom standardi podržavaju različite poslovne procese u lancu snabdevanja: od naručivanja, preko isporuke, do plaćanja. Za svaki od ovih procesa, potrebna je različita grupa poruka. 

Zbog toga, pre nego krenete u primenu GS1 eCom standarda, potrebno je da date odgovore na sledeća pitanja:

  • Koje poslovne procese će podržati GS1 eCom standardi?
  • Koji podaci se razmenjuju u tim procesima?
  • Koji poslovni partneri će slati odnosno primati te podatke?

GS1 eCom standardi pružaju rešenja za različite oblasti korišćenjem GS1 eCom poruka. Ovo se postiže pomoću šema koje se primenjuju na opšte GS1 eCom poruke, na primer u prehrambenoj industriji, industriji zabave, kod kancelarijskog snabdevanja ili tekstilnoj industriji. Zbog toga treba uzeti u obzir specifičnosti unutar određenih oblasti kod sprovođenja analize poslovnog procesa.

U nekim zemljama korisničke grupe kreiraju šeme poruka koje se oslanjaju na regionalnu praksu u primeni GS1 eCom u pojedinim oblastima i poslovnim procesima.  (pogledajte korak 7).

 

2. Budite sigurni da će se u sprovođenju primene GS1 eCom angažovati menadžment vaše kompanije

Ovo je presudno za sprovođenje uspešne pripreme, jer neophodno je da menadžment obezbedi potrebne ljudske i finansijske resurse.

Mendžment treba da razume osnovne princip i koristi koje donosi primena GS1 eCom standarda. Treba da budu svesni da primena GS1 eCom standarda  može da poboljša usluge prema partnerima koji će biti zadovoljniji, kao i efikasnost u lancu snabdevanja, da smanji troškove i da optimizira sredstva.

 

3. Kontaktirajte vašu GS1 nacionalnu organizaciju

Stupite u kontakt sa vašom nacionalnom GS1 organizacijom . Većina njih ima eksperte  za određenje tehničke oblasti, a takođe i za GS1 eCom. Proverite ko će biti vaš kontakt za GS1 eCom. 

Kontakt za korisničku kompaniju koja traži podršku u primeni standarda je uvek nacionalna GS1 organizacija. Ukoliko njeni eksperti nisu u mogućnosti da pomognu direktno, oni imaju pristup globalnoj mreži eksperata za GS1 eCom iz ostalih nacionalnih GS1 organizacija i kompanija korisnika. GS1 ima preko 100 nacionalnih organizacija članica i opslužuje  preko milion kompanija u preko 140 zemalja.

Kompanije koje se nalaze u zemljama koje nemaju svoju GS1 nacionalnu organizaciju mogu direktno kontaktirati GS1 Global office.

 

4. Proverite da li je vaša kompanija članica GS1 i da li ima kompanijski prefiks

GS1 identifikacioni ključevi se koriste u svim GS1 standardima, u fizičkom protoku robe, na primer, kodirani u bar kodove i u protoku informacija odnosno poslovnih podataka. Bez njih, nemoguće je koristiti  GS1 eCom standarde.

GS1 identifikacioni ključevi se koriste upotrebom GS1 kompanijskog prefiksa  koji se može dobiti od GS1 nacionalne organizacije u vašoj zemlji.

GS1 identifikacioni ključevi koji se kreiraju upotrebom istog GS1 kompanijskog prefiksa su:

  • GLN – globalni lokacioni broj, koji  identifikuje strane i lokacije i koristi se u svim GS1 eCom porukama
  • GTIN – globalni broj trgovinske jedinice, koji identifikuje robu i usluge i koristi se u svim GS1 eCom porukama 
  • Ostali brojevi za posebne aplikacije, na primer za identifikaciju logističkih jedinica ili sredstava.

Ukoliko niste sigurni da li je vaša kompanija članica GS1 i da li već imate kompanijski prefiks, kontaktirajte vašu nacionalnu GS1 organizaciju da bi ste saznali ko je osoba za kontakt sa GS1 u vašoj kompaniji.

5. Informišite se o GS1 eCom standardima

GS1 obezbeđuje raznovrstan edukativni materijal u vezi sa GS1 eCom standardima. Većina od njih, uključujući i on-line kurseve za obuku, raspoloživi su vam preko vaše  nacionalne GS1 organizacije koja takođe organizuje i klasične obuku na lokalnom jeziku.

6. Proverite koji standard vam je potreban

GS1 obezbeđuje dve grupe GS1 eCom standarda:

  • GS1 EANCOM® – je GS1 standard za "klasičan" EDI, jednostavan podskup UN/EDIFACT
  • GS1 XML – koristi  XML za razmenu poslovnih dokumenata preko interneta

Novim korisnicima GS1 eCom, GS1 preporučuje upotrebu GS1 XML, ali ukoliko su vaši partneri već korisnici GS1 EANCOM® , možda će vas zamoliti da sledite njihov izbor.

GS1 EANCOM® ima ogromnu korisničku bazu širom sveta što treba uzeti u obzir prilikom izbora grupe GS1 eCom standarda. Treba imati na umu da GS1 neće podržavati GS1 EANCOM®  tako dugo u budućnosti.

 

7. Proverite sa vašom GS1 nacionalnom organizacijom da li postoje šeme poruka za vašu zemlju odnosno sektor

Brojne GS1 nacionalne organizacije rade sa svojim kompanijama korisnicima na stvaranju šema GS1 eCom standardnih poruka za određene oblasti u svojim zemljama kao što je, na primer, u oblasti "Uradi sam" u Holandiji. 

Šeme su podgrupe poruka u potpunosti kompatibilne sa "glavnim" standardom. One su usvojene za potrebe ciljnih korisničkih grupa, na primer, biraju se samo određene opcione komponente poruke. Dokumentacija ovih šema često sadrži preporuke za primenu u određenim oblastima ili korisničkim grupama i poziva se na Uputstva za primenu poruka.

Korisničke grupe mogu da kreiraju šeme na internacionalnom nivou za svoju oblast, na primer, "Upstream" grupa razvija GS1 standard za integraciju u lancu snabdevanja između proizvođača i njihovih dobavljača sirovina.

Takođe postoji Uputstvo za primenu opštih GS1 eCom (EDI) poruka.

Najbolji način da proverite koja vrsta dokumentacije već postoji za vašu oblast/zemlju/izabranu tehnologiju, jeste da kontaktirate vašu nacionalnu GS1 organizaciju.

 

8. Napravite poređenje između podataka koji su vam potrebni u razmeni i sadržaja standardne poruke ili šeme

GS1 eCom standardi razvijeni su na osnovu realnih zahteva korisnika i analizirani od strane korisničkih kompanija, tako da oni pokrivaju sve ili većinu informacija koje se razmenjuju između partnera. Ukoliko postoje neke razlike između zahteva korisnika i podataka koji su pokriveni određenim porukama, shodno tome, standard treba izmeniti.

Važno je naglasiti da poslovni termini koji se koriste u vašoj kompaniji i GS1 mogu biti drugačiji, dok je, sa semantičkog aspekta, sadržaj elemenata podataka identičan. Zbog toga treba napraviti poređenje između definicija podataka, pre nego i samo između poslovnih termina.

Definicije podataka mogu se pronaći u  Globalnom rečniku podataka (GDD).

Ukoliko identifikujete razlike između podataka koji su vam potrebni i onih koji su pokriveni GS1 porukama, potrebno je da uputite Zahtev za izmenom (CR) na GS1, deo za usluge koji se zove Proces upravljanja globalnim standardima (GSMP), radi izmene poruke ili zahtev za kreiranje nove poruku. Zahtev za izmenom može se uputiti direktno na sajt GSMP, ali savetujemo da kontaktirate vašu  nacionalnu GS1 organizaciju da vam pomogne oko sastavljanja i upućivanja Zahteva za izmenom.

Ukoliko izmene treba primeniti na lokalnom nivou, tada Zahtev za izmenom treba poslati na adresu nacionalne GS1 organizacije koja će identifikovati korisničku radnu grupu za rad na tom zahtevu.

 

9. Usaglasite osnovne podatke sa vašim partnerima

Usaglašavanje osnovnih podataka je neophodan korak u primeni eCom, jer se osnovni podaci ne ponavljaju u transakcionim porukama. Na njih jednostavno upućuju standardni identifikacioni ključevi. Na primer, naziv i adresa kupca ili prodavca se ne pominju u dokumentu Otpremnica, ali na njih upućuju globalni lokacioni brojevi (GLN).

Ovaj pristup omogućava da se uklone suvišni podaci iz transakcionih poruka i na taj način osigura efikasan protok informacija i značajne uštede, kao i integracija elektronskog prenosa podataka sa fizičkim tokom robe.

GS1 obezbeđuje standarde za razmenu osnovnih podataka. Postoje tri osnovna načina da se razmene osnovni podaci:

  • U najjednostavnijem obliku, osnovni podaci se mogu slati putem emaila ili faksom. Ovo rešenje može odgovarati kompanijama koje nemaju iskustva u korišćenju eCom standarda. U kasnijoj fazi primene, kada kompanija već ima postavljenu infrastrukturu za eCom, treba koristiti standarde za osnovne podatke.
  • Razmenjivanje poruka sa osnovnim podacima na bilateralnom nivou, između partnera koji su učesnici u eCom razmeni. Kada se razmenjuju pojedini podaci, treba ponovo poslati odgovarajuću poruku, uključujući i izmene.
  • Bilateralna razmena funkcioniše vrlo dobro za ograničen broj partnera, ali kada se broj partnera uveća, postaje teže. GS1 nudi rešenje u vidu  Globalne mreže za sinhronizaciju podataka, gde partneri mogu objaviti svoje podatke. Njihovi partneri biće automatski obavešteni o nastalim izmenama.

 

10. Počnite sa razmenom podataka koristeći GS1 eCom standarde

Pre nego započne razmena GS1 eCom poruka, treba napraviti određene tehničke pripreme.

  • Prvo, vaša kompanija treba da nabavi softver ili da obezbedi uslugu koja podržava GS1 eCom standarde i koja može odgovoriti vašim potrebama. GS1 ne preporučuje tačno određeni proizvod, jer tržišna neutralnost je jedan od njenih osnovnih principa, ali vaša nacionalna GS1 organizacija može da obezbedi listu kompanija koje nude ove proizvode i usluge.
  • Kada instalirate softver, treba  uneti podatke u vaše interne baze, na primer u ERP (Enterprise Resource Planning) [ERP - Enterprise Resource Planning, softver za interne podatke koji obezbeđuje automatizaciju osnovnih poslovnih procesa. Drugim rečima, koristi tehnologiju koja integriše informacije iz svih ključnih poslovnih funkcija i olakšava njihov prenos unutar organizacije. Podaci koji se prenose izvlače se iz ERP i koriste se za popunjavanje eCom poruka.  ERP može biti vrlo sofisticirana alatka koja u svom radu uključuje automatizaciju proizvodnje, računovodstvo, distribuciju, lanac snabdevanja i ljudske resurse. Postoje određene, relativno jednostavne ERP alatke koje se koriste za back-end sisteme malih i srednjih kompanija, za softver koji podržava GS1 eCom.
  • Vaši poslovni partneri treba da znaju koji su to tehnički zahtevi potrebni kod razmene podataka sa vašom kompanijom. Ova informacija se može razmeniti u formi Sporazuma o razmeni. Ovo je vrlo važan korak, različite organizacije za standarde obezbeđuju posebne instrukcije za takvu razmenu i obrasce za Sporazum o razmeni. Primere možete pronaći preko sledećih linkova:

    Ovi obrasci pokrivaju opšte poslovne situacije i mogu se prilagoditi specifičnim potrebama vaše kompanije.

  • Jednom kad se postigne sporazum između partnera, potrebno je testirati vašu infrastrukturu. Treba testirati i sadržaj poruka i stvarnu komunikaciju.

    Mnoge GS1 nacionalne organizacije nude različite usluge u vezi sa GS1 eCom primenom, na primer testiranje poruka, sertifikacija, GS1 eCom infrastrukturu za prenos malog broja poruka, itd. Upoznavanje sa ovim uslugama pomoći će vam u sprovođenju primene.

    Kada su rezultati svih testova pozitivni, spremni ste da započnete razmenu poruka i da uživate u benfitima koje donosi GS1 eCom.